Produktivität - Intelligente Apps, die dich 2020 bei deiner Arbeit unterstützen

Vielen Unternehmern und ihren Mitarbeitern kommt das sicher bekannt vor, im E-Mail-Postfach sammeln sich mehr und mehr E-Mails, die Aufgabenliste wird länger und länger und du weißt oftmals gar nicht, wo du beginnen sollst. Termindruck, unerledigte Aufgaben und ein fehlender Überblick über Task führen nicht selten zu Schlafproblemen und sonstigen Erkrankungen. Zeit ist in unserem Leben das Kostbarste, was wir haben und deshalb gilt es, sie nicht zu verschwenden und richtig einzuteilen.

Produktiv sein bedeutet konzentriert zu arbeiten und dabei die Dinge effizient zu erledigen. In unserer heutigen digitalen Welt helfen uns dabei unzählige Apps auf unseren Smartphones oder Tablets. Das Smartphone übernimmt heute viele Dinge, für die wir früher den Desktop-PC gebraucht haben, es ersetzt beispielsweise Scanner, Notizzettel oder die Digitalkamera. Indem wir wissen, was wir wie und bis wann erledigen sollten, bekommen wir ein Gefühl der Sicherheit und dies wirkt sich positiv auf unsere Motivation UND unsere Produktivität aus.

Die 10+1 effektivsten Produktivitäts-Apps für deinen Business Alltag

Mithilfe von nützlichen Apps kannst du deine Produktivität steigern, ohne komplizierte Strategien zu befolgen. Mit Produktivitäts-Apps optimierst du deinen Arbeits- und Alltag. Die Anzahl der Produktivitäts-Apps ist in den letzten Jahren enorm gestiegen und es oftmals schwer, aus dem Dschungel der Angebote, das Richtige zu finden. Wir stellen dir hier eine Liste von effektiven Produktivitäts-Apps vor, die dich im Büroalltag unterstützen.

Asana

Asana ist ein nützliches Tool zur Verwaltung von Teamprojekten und Aufgaben. Sie eignet sich sowohl für Einzelne als auch für Teams. Von unterwegs kannst du problemlos per App To-Do Listen, Aufgaben, Projekte und Termine anlegen und organisieren. Es können bis zu 15 Personen am selben Projekt arbeiten und alle Arbeitsschritte über die App verwalten. Die cloudbasierte Projektmanagement-Plattform unterstützt nicht nur Teams dabei, sich besser zu organisieren und zielgerichtet zu arbeiten, sondern hilft auch, Fristen einzuhalten. Zusätzlich bietet asana mehr als 100 mögliche Integrationen, wie zum Beispiel Emails oder Dateien.

Evernote

Evernote ist eine App, die fast alles kann. Ob Bilder speichern, Ideen notieren oder To-Do Listen anlegen, Evernote unterstützt dich perfekt bei der Organisation deiner Projekte und Termine. Inhalte aller Arten können sortiert abgelegt und bei Bedarf leicht abgerufen werden. Mit Evernote Business kannst du mit deinem Team zusammenarbeiten und Meetings usw. verwalten. Über den Webclipper lassen sich sogar ganze Webseiten als Notiz speichern. Mittels Tags kannst du deine Notizen unterschiedlichen Themenbereichen, Projekten oder Personen zuordnen und hast immer den Überblick. Ein besonderes Feature sind die handschriftlichen Notizen, die von einem Tablet eingefügt oder direkt vom Dokument gescannt werden können. Eine Vielzahl an Integrationen, wie zum Beispiel Outlook, Salesforce oder Slack ermöglichen eine leichte Anbindung an bestehende Systeme.

1Password

Nahezu für jede online Anwendung benötigt man heutzutage ein Passwort, sei es für das Online Banking, für den E-Mail Account, Facebook Konto etc. Um sich vor unzulässigen Zugriffen zu schützen, empfiehlt es sich, für jede Anwendung ein anderes und vor allem sicheres Passwort auszuwählen. Diese Arbeit übernehmen Passwortmanager für dich. 1Password speichert alle Passwörter, Login Daten und Lizenzen mit nur einem einzigen Masterpasswort. Zusätzlich lassen sich zufällige Passwörter generieren und gemeinsame oder private Bereiche einrichten. Mittels der Kategorien, wie zum Beispiel Kreditkarten, Login oder Identitäten können die Zugangsdaten zusätzlich verwaltet werden.

Doodle

Eine Studie hat herausgefunden, dass Angestellte und Manager jede Woche nahezu fünf Arbeitsstunden mit der Terminkoordination verbringen. Doodle ist ein kostenloses Online Tool zur Terminplanung. Es soll die Abstimmung der einzelnen Meeting Teilnehmer erleichtern und erheblich Zeit für die Koordination ersparen. Mit Doodle kannst du mittels einer Terminumfrage mögliche Termine vorgeben und die Teilnehmer wählen daraus den geeigneten. Das Tool ist nicht nur übersichtlich und leicht zu bedienen, es spart zudem noch Zeit und Geld. Durch eine Integration von zum Beispiel Outlook, kannst du aus deinen Kontakten die benötigten Teilnehmer auswählen und der ausgewählte Termin wird direkt in deinen Kalender eingetragen.

Dropbox

Dropbox ist ein Cloud-Storage-Anbieter, welcher es dir ermöglicht, deine Dateien online zu speichern, zwischen verschiedenen Geräten zu synchronisieren oder Dateien mit anderen zu teilen. Es handelt sich dabei um einen persönlichen und begrenzten Festplattenplatz im Internet. Auf Daten, die in deiner Dropbox geladen sind, kannst du nun von jedem beliebigen Gerät aus zugreifen. Für die Zusammenarbeit im Team oder mit Kunden kannst du Ordner oder einzelne Dateien freigeben und somit sicher teilen. Ein weiterer Vorteil ist, dass du mit der Dropbox auch größere Datenmengen versendet werden können. Mit dem Business Account können nicht nur Dateien geteilt und verwaltet werden, sondern über die zahlreichen Integrationen nützliche Apps verbunden werden.

WeTransfer

Die Größe des Mail-Anhangs ist oftmals stark beschränkt, so dass sich diese Datenübertragung für größere Dateien nicht eignet. Aber natürlich sollte der Datenversand sicher und leicht erfolgen. Dafür bietet sich der File-Sharing Dienst WeTransfer an, mit dem in der kostenlosen Version bis zu 2GB und in der Plus-Version sogar bis zu 20GB verschickt werden können. Zusätzlich gibt es in der Bezahl-Version einen Passwortschutz und einen 100 GB Langzeitspeicher. Daten können ohne Registrierung versendet werden und du erhältst per Mail eine Benachrichtigung, wenn der Empfänger die Daten runterlädt. Neben dem File-Sharing bietet WeTransfer zusätzliche Features wie Paste (Visualisierung von Ideen als Präsentation), Paper (Festhalten von Ideen) oder Collect (Kategorisieren von Ideen)

Slack

Der Business-Messaging-Dienst Slack wird im deutschsprachigen Raum von immer mehr Unternehmen als Alternative zum internen Mailverkehr genutzt. Am PC oder mobil, Slack nutzt du im Büro oder von unterwegs. Ob mit Team Mitgliedern im Gruppenchat oder zur Abstimmung mit Kunden im Einzel-Chat, du kannst nicht nur Informationen, sondern auch Dateien austauschen, denn in der Gratis-Version gibt es 5 GB Speicherplatz dazu. Brauchst du mehr Speicherplatz, dann kannst du Slack mit anderen Cloud-Speichern verbinden. Zudem können Unterhaltungen verschiedenen Channels, Themen, Teams bzw. Projekten zugeordnet und übersichtlich kategorisiert werden.

Trello

Trello ist ein beliebtes Tool zum teambasierten Projektmanagement, bei dem du Boards erstellst, an die Checklisten, Termine oder Kommentare angehängt werden können. Das Tool eignet sich besonders für Redaktionspläne oder die einfache Darstellung von Workflows. Trello basiert auf dem sogenannten Kanban Prinzip, einer Methode der Produktionssteuerung. Trello ist ebenso für die Arbeit im Team geeignet, da mehrere Team Mitglieder auf freigegebene Boards zugreifen und sich gegenseitig Arbeiten zuweisen können. Trello ist nicht nur übersichtlich, sondern lässt sich auch schnell und unkompliziert bedienen. Du kannst es wahlweise am Desktop, im Browser oder auch als App am Handy nutzen.

Zoom

Zoom kann als Multi-Kommunikationsmittel gesehen werden, mit dem du Meetings, Interviews oder Expertengespräche durchführen kannst. Der umfangreiche Online Service für Webkonferenzen und Webinare glänzt durch einzigartige Benutzerfreundlichkeit, Integrationen und die Möglichkeit, Meeting Transkripte lokal oder in der Cloud zu speichern. Der zusätzliche Zoom Chat lässt rasche Informationsweitergabe an die Teilnehmer zu und du kannst während des Meetings wichtige Unterlagen teilen. Als Admin hast du immer den Überblick über deine Teilnehmer, Auslastungstrends oder Berechtigungen. Zoom lässt sich einfach mit deinem Mail-System oder deinem Browser verbinden.

Figma

Figma ist ein rein webbasiertes Tool, mit dem du User Interface Designs, Screen Designs oder Mockups designen kannst. Es läuft zu 100% in deinem Browser, es ist somit keine Installation notwendig und du kannst es auf jedem Gerät verwenden. Gleichzeitig kanns du deine Drafts mit Kollegen oder Kunden teilen und ihr könnt gemeinsam an Projekten arbeiten. Der große Vorteil liegt dabei in der Echtzeitverarbeitung, denn dadurch das es in deinem Browser läuft, kannst du Daten in Echtzeit editieren, ganz ohne Verzögerung. Figma liefert zusätzlich Plugins für diverse Designfeedback-Tools.

Hootsuite

Hootsuite ist ein Social Media Management Tool, mit dem du alle deine Social-Media-Aktivitäten und Profile verwalten kannst. Integriere einfach deine verschiedenen Social Media Netzwerke und plane alle Beiträge zu deinem gewünschten Zeitpunkt. Das geht entweder direkt über das Tool oder aber du planst deine Beiträge in einer CSV Datei und lädst diese über die Schnittstelle hoch. So lassen sich Posts effektiver steuern und Kampagnen bündeln. Zusätzlich bietet das Tool ein umfangreiches Social-Media-Monitoring. Welche Links wurden angeklickt, wie viele User konnten erreicht werden, wie viele Shares, Likes und Kommentare haben deine Posts erreicht. Dieses Reporting bezieht Hootsuite aus bekannten Analyse Tools wie Facebook Insights oder Google Analytics.